Auditorías de Oficinas de Dirección de Proyectos

La madurez de las PMO no se logra de la noche a la mañana. Incluso cuando la PMO está establecida y administrada por profesionales de PMO altamente experimentados, se necesita tiempo para que la gestión de proyectos sea asimilada en la cultura corporativa.

Un modelo de madurez de PMO es una herramienta para registrar y analizar el nivel de sofisticación de una oficina de gestión de proyectos empresarial. A partir de éste, los usuarios pueden detectar fácilmente lo que necesitan mantener o mejorar en el futuro. Luego, el modelo de madurez de la PMO servirá como hoja de ruta para avanzar y medir mejoras.

Los modelos de madurez de PMO no sólo cubren herramientas; también son útiles para evaluar individuos, equipos y flujos de trabajo. Serán un gran activo cuando se trata de la toma de decisiones generales para estrategia y presupuestos corporativos.

Es importante distinguir entre la madurez de la práctica de gestión de proyectos dentro de la organización, y la madurez de la propia PMO. Aunque uno esperaría que una PMO verdaderamente efectiva y madura elevará la madurez de la gestión organizacional de proyectos (OPM), la madurez de la PMO y la madurez de la OPM no siempre están directamente relacionadas. En algunas organizaciones, OPM puede alcanzar ciertos niveles de madurez sin tener necesariamente una PMO.

Por otra parte, para ser eficaces y exitosas, las PMO requieren una cuidadosa planificación, ejecución, gestión y control. Como cualquier unidad de negocio en una organización, las PMO necesitan ser revisadas y auditadas periódicamente para garantizar que el departamento o equipo pueda alcanzar y entregar sus objetivos preestablecidos. Ya sea que una PMO se haya establecido recientemente o exista desde hace algún tiempo, el health check ayuda a realizar revisiones programadas periódicamente; como mínimo, una revisión anual o dos veces al año debería ser suficiente.

Para una PMO recién establecida, incluso puede ser necesario hacer una revisión más frecuente (por ejemplo, trimestralmente) después de completar la configuración inicial de la PMO.

Un control de salud -health check- de la PMO evalúa los servicios de la PMO ofrecidos para informar hallazgos y recomendaciones. Se enfoca principalmente en qué tan bien los clientes y las partes interesadas de la PMO están siendo atendidos por ésta.

Es importante realizar ambas auditorías ya que la PMO podría alcanzar madurez, y sin embargo no ser útil para el negocio.